Ejemplo de proyecto de tienda online: mejores prácticas y elementos imprescindibles

Redactar un proyecto de tienda online completo antes de crear tu sitio web de e-commerce puede ser un ejercicio costoso, que da la impresión que toma demasiado tiempo. Sin embargo, al igual que sucede con un proyecto web, es una inversión que merece la pena a largo plazo. Si presentas a tu proveedor un proyecto de tienda online impreciso o incompleto, podrás encontrarte un montón de descuidos, tecnologías no necesariamente adaptadas y un resultado final que, sorprendentemente, no se corresponde con el sitio web ideal que tenías en mente. Y todo ello sin que el proveedor haya incumplido necesariamente nada de lo pactado.

Al hablar con empresarios sobre sus sitios web y/o comercios electrónicos, muchos lamentan los errores cometidos al diseñar el sitio. Malas elecciones en términos de tecnologías o servicios, estructura de páginas inadecuada, back office demasiado limitado: estos errores pueden afectar bastante al éxito potencial de un proyecto digital. Por el contrario, un proyecto de tienda online bueno, definido con claridad desde un primer momento, puede ayudar fácilmente a evitar estos errores comunes. No es necesario ser un experto en IT o estrategia digital para redactar un pliego de condiciones mínimamente sólido para un proyecto de comercio electrónico. Con un poco de método, un buen modelo y mucha fuerza de voluntad cualquiera puede hacerlo.

Las mejores prácticas para redactar un buen proyecto de tienda online

La redacción de un proyecto de tienda online debe hacerse internamente en la medida de lo posible, o al menos debe coordinarse y liderarse desde la propia empresa. Es posible que tu proyecto de tienda online sea pequeño y no tengas recursos para desarrollar tú mismo/a en detalle todos los aspectos que desgranamos en esta guía. Si no tienes otra opción, verifica al menos que el proveedor tiene una idea clara sobre todos los aspectos que presentamos y que estás acuerdo con él antes de empezar el trabajo.

El director/a del proyecto será la persona más adecuada para responder las preguntas que surgirán de forma natural durante la creación de la tienda online. Podrá tratarse de preguntas que no se hayan priorizado (por ejemplo, versión específica para móvil frente o sitio web con diseño responsive), o debates que se hayan planteado conscientemente o evitado inconscientemente hasta este momento (la elección final del nombre de dominio es un clásico). El diseño de un proyecto web a menudo permite plantear las preguntas necesarias y una visión precisa de cómo será el proyecto.

Un documento estructurado para tu proveedor de servicios

El objetivo central de un proyecto de tienda online es formalizar el pliego de condiciones que presentarás al proveedor que construirá tu sitio web de comercio electrónico: su estructura, su claridad y su nivel de precisión serán determinantes para el desarrollo posterior. Incluso si tienes una visión muy precisa de tu proyecto, debes preocuparte por que sea perfectamente comprensible y sin ambigüedades para evitar futuros malentendidos.

La mejor manera de garantizar esta legibilidad es ponerse en la piel de las personas a las que va dirigido este documento. Si contratas a un/a desarrollador web freelance, él/ella será esa persona. Si recurres a una agencia web, en la mayoría de los casos, solo lo leerán en detalle tres personas.

El responsable del proyecto

Con el proyecto de tienda online, tratará de comprender de qué manera deseas interactuar con su equipo y llevar el seguimiento del proyecto durante el período de desarrollo. Al leer por primera vez tu documento, un buen gestor de proyectos tendrá una idea precisa de los puntos que son más sensibles para ti.

El desarrollador/a web

Necesita el mayor nivel de precisión posible. Con solo leer el proyecto de tienda online, debe ser capaz de comprender la estructura de árbol web que deberá construir, pero también todas las funcionalidades necesarias para el correcto funcionamiento del sitio. Para evitar cualquier malentendido, es necesario ser muy explícito en la forma en que se describe cada una de estas funcionalidades.

En cambio, no es necesario dar al desarrollador instrucciones demasiado precisas sobre las limitaciones técnicas. La elección del CMS, la plataforma de pagos, los plugins que va a usar… son todas decisiones para las que el desarrollador y el administrador del proyecto pueden tomar buenas decisiones. Incluso si tienes limitaciones en estos aspectos técnicos, debes tener la mente abierta y escuchar los consejos de los profesionales.

El director/a artístico/a

Cuando creamos nuestro propio sitio web, solemos tener una idea muy precisa del aspecto que debería tener. Tendemos a ser demasiado directivos en las indicaciones gráficas que damos. Sin embargo, es recomendable dejar cierta libertad de maniobra al director artístico, cuyo trabajo consiste en proporcionar creatividad al proyecto.

Para trabajar de manera más efectiva, un director de arte solo necesita comprender la mentalidad que inspira la identidad corporativa que está construyendo, las referencias que más te inspiran y tu posicionamiento en relación con tus competidores.

Presentación del proyecto de tienda online: la concisión y la brevedad son tus aliadas

A menudo sucede que un proveedor de servicios no conoce las particularidades de los negocios que son sus clientes y le resulta difícil tenerlas en cuenta en un sitio web coherente con ellas. Por tanto, la primera parte de tu proyecto de tienda online está destinada a brindar a tu futuro proveedor de servicios el mayor contexto posible. Es importante que pueda anticipar mejor todas los problemáticas de tu negocio y tu sector.

Empresa, sector y actividad web previa

La presentación de tu proyecto web no se puede hacer sin presentar tu empresa. Esto implica proporcionar un historial detallado de la evolución de su actividad, sus productos y sus áreas de desarrollo. Naturalmente, esta presentación debe ir acompañada de una presentación de sus competidores directos y tu posicionamiento en relación con ellos. Para la misma actividad, un negocio low-cost tendrá un sitio web bastante diferente al de su competidor de gama alta.

Una vez formalizada la información relativa a su actividad, es recomendable que proporciones a tu futuro proveedor de servicios un contexto detallado sobre la forma en que gestionas tu actividad web en la actualidad, si lo haces. El análisis de lo existente te permite identificar los límites explícitos de tu sistema actual y la razón por la que estás llevando a cabo este proyecto.

Público objetivo y alcance del proyecto

Por desgracia, el público objetivo de un sitio web de comercio electrónico es uno de los elementos que más se suele descuidar en un proyecto de tienda online. Las menciones demasiado genéricas, como «nuestros prospectos» o «los amantes del vino», no permiten que tu futuro proveedor de servicios identifique claramente a quién está dirigido realmente tu sitio web.

Por tanto, es necesario profundizar en las características estructurales de tu target, como focos de interés, características sociodemográficas, etc.

El alcance del proyecto debe abordarse es el siguiente paso de tu proyecto de tienda online, porque es consecuencia directa del público objetivo de tu proyecto. Formalizar el alcance de tu sitio web de comercio electrónico teniendo en cuenta el público objetivo te permite identificar inconsistencias entre los dos. Un sitio web de comercio electrónico dirigido a jóvenes de 15 a 25 años debe, por ejemplo, estar adaptado para dispositivos móviles.

Objetivos del proyecto de tienda online

Los objetivos cualitativos y cuantitativos que se fijen para el proyecto de tienda online deben estar claramente indicados en él. Esto permite a tu proveedor de servicios comprender el alcance del proyecto, lo que puede afectar la elección de tecnologías, pero también al tiempo que puede invertir para dar respuesta a tu proyecto.

Indicaciones gráficas y ergonómicas: las inspiraciones son cruciales

Como ya hemos explicado, debes tratar de no ser demasiado restrictivo al establecer un manual de identidad visual para tu sitio web . Puedes verte en la tentación de querer entrar en demasiados detalles, definir cómo será cada página de tu sitio web… y perder mucho tiempo.

Recuerda que no eres director artístico ni diseñador gráfico. Tu trabajo en las indicaciones gráficas consiste ante todo en proporcionar referencias externas. Tu principal preocupación debe ser identificar las fortalezas de diseño e interfaz de usuario de los sitios web que más te inspiren.

Además, pensar las indicaciones gráficas y ergonómicas para las especificaciones de tu sitio web de comercio electrónico también es una buena oportunidad para ampliar tus impresiones y buscar nuevas inspiraciones. Tampoco dudes en mirar sitios web que poco o nada tienen que ver con tu actividad. Fíjate en los elementos de la experiencia de usuario o diseño que podrían aplicarse a tu futuro sitio web.

Servicio esperado y método de selección del proveedor: un aspecto a menudo subestimado

El propósito de un proyecto de tienda online es ayudarte a seleccionar al proveedor de servicios más adecuado para crear tu web. Debes ser muy directo/a y transparente tanto en tu proceso de selección como en las particularidades del servicio que esperas. De esta forma, los proveedores de servicios tendrán mejor oportunidad para promocionarse.

Subdivide tu proyecto de tienda online en varias prestaciones

Dependiendo del tamaño de tu proyecto, tu presupuesto y tu disponibilidad, puede ser importante subdividir tu proyecto de tienda online en varios servicios más pequeños. De esta forma, podrás seleccionar el proveedor más eficiente o más competitivo para cada uno de ellos y calcular mejor el presupuesto de tu tienda online.

Plantilla de presupuesto de tienda online de Webolto

Este método te permite trabajar con proveedores de servicios especializados en cada una de tus necesidades. Sin embargo, el hecho de aumentar las partes implicadas en el proyecto, obviamente, también aumenta el tiempo (y por tanto el coste) de la gestión del proyecto. Tendrás que poner ambos factores en la balanza y decidir lo más conveniente. La redacción del proyecto de tienda online también te va a ayudar a esto. Trata de definir desde un primer momento quién o quiénes se va(n) a ocupar de cada parte.

Si tu proyecto de tienda online es pequeño o mediano, lo mejor será mantener un mismo proveedor de servicios para todo. Aun así, es interesante subdividir el proyecto en prestaciones porque corresponderán con diferentes etapas del trabajo.

Diseño de prototipos web

El diseño de prototipos web es un ejercicio que se puede disociar completamente del desarrollo del sitio web. Existen agencias se han especializado en esta fase y realizan trabajos de diseño y UX a menudo superiores a los que ofrece una agencia generalista, que trabaja a partir de un tema más genérico.

Integración

El trabajo de integración consiste en transformar tus maquetas en código HTML y CSS. Lo más normal es que de esto se encargue la misma agencia encargada del desarrollo web. Aunque es posible recurrir a un proveedor de servicios especializado en este tipo de tareas.

Desarrollo del sitio web

Este es el núcleo central del trabajo. Por tanto, en el proyecto de tienda online es necesario especificar el alcance del desarrollo que se espera: desarrollo de funcionalidades de front-office y back-office, desarrollo de interfaces para herramientas de terceros, concepción de la base de datos, etc.

Mantenimiento web

Atención, es en los costos de mantenimiento donde las agencias web ganan su dinero. Muchas agencias web incluyen los costos de mantenimiento en su presupuesto para crear un sitio web de comercio electrónico, en forma de suscripciones anuales. Una vez que se firma la orden de compra, asumes un compromiso de permanencia con un proveedor de servicios. Durante un tiempo, l garantizas que le pagarás por los servicios mínimos de mantenimiento.

Para evitar futuras disputas, establece tú mismo/a las reglas del juego. Especifica en el pliego de condiciones si el proveedor de servicios contactado debe incluir en su presupuesto los costes de mantenimiento. En caso afirmativo, especifica el modelo de tarificación: suscripción mensual, tarificación por día laborable, etc.

Servicios de marketing digital

Un proyecto de tienda online o de sitio web siempre va vinculado a una estrategia de marketing digital. Por tanto, es probable que los proveedores quieran incluirlo en las prestaciones. Se fijarán en particular en la optimización SEO. Nuevamente, se trata de servicios muy rentables para las agencias, que son plenamente conscientes de las limitaciones en el posicionamiento SEO de un sitio web nuevo. Pueden realizar una optimización rápida y sencilla.

Si tu proyecto de tienda online tiene un presupuesto limitado, te puede interesar recurrir a tu proveedor web para integrar estos servicios. Si puedes explorar más allá, no dudes en buscar otros proveedores especializados en marketing digital. Podrían brindar a tu proyecto un servicio más íntegro que una simple optimización técnica rápida.

Metodología y planificación

Es uno de los puntos en los que más insistimos desde Webolto: la buena marcha de un proyecto depende sobre todo de su rigor metodológico. Para poder influir en este aspecto, no dudes en especificar la metodología que quieres usar en tu proyecto de tienda online. Es posible que algunos posibles proveedores se nieguen a trabajar bajo este tipo de restricción, lo que puede reflejar una debilidad organizacional. Otros pueden ofrecerte una metodología alternativa, que juzguen más efectiva por su experiencia. De cualquier manera, será beneficioso que indiques tus preferencias y tengas algo que decir al respecto.

El calendario estipulado en un proyecto de tienda online es importante. Ten en cuenta que el sector digital es un poco como el de la construcción. ¡Un proyecto de creación de un sitio web tiene un retraso promedio del 30 % frente a lo inicialmente previsto! Proporciona un cronograma que sea a la vez realista y coherente con lo que estás solicitando. Probablemente habrá retrasos, pero tu futuro proveedor conocerá tus expectativas y se hará una idea de la rapidez con la que deseas avanzar.

Criterios para seleccionar a tu futuro proveedor

Uno de los principales objetivos de tu proyecto de tienda online es seleccionar los proveedores de servicios que más te convengan. Aunque aún no los hayas elegido, probablemente tengas ya en mente los principales criterios que te llevarán a trabajar con una agencia u otra. Puede que estés buscando sobre todo una agencia que sea receptiva a los intercambios, que ofrezca una buena relación calidad-precio o una experiencia técnica muy sólida. No dudes en ser lo más transparente posible sobre estos criterios. De este modo, los proveedores que respondan a tu oferta podrán posicionarse en relación a aquello que es más prioritario para ti.

Los 3 puntos clave de tu proyecto de tienda online

Habrás notado que aún no hemos abordado los aspectos funcionales de tu futuro sitio web de comercio electrónico. La descripción funcional, en el marco de un proyecto de tienda online, es fundamental. Aquí describirás todas las funcionalidades que quieres que tenga tu sitio web de comercio electrónico. Esto abarca tanto al front office, la parte que verán tus visitantes, como al back office, el área privada que usarás para actualizar y gestionar tu sitio web.

Si no tienes muchas competencias técnicas, tu proveedor te ayudará a definir las funcionalidades que más necesitas. Pero es importante este ejercicio de descripción funcional al menos para pensar en las necesidades de tus clientes y en tus propias necesidades operativas. Este es el punto más estructural de tu proyecto de tienda online.

El catálogo de productos

El catálogo de productos es fundamental para la estrategia de una tienda online. Un sitio web de comercio electrónico eficaz debe permitir que tus visitantes identifiquen rápidamente los productos que les interesen. Deben ser conscientes de la variedad de productos que ofreces, pero sin dificultar su elección.

Definir categorías de productos

Este es el primer paso en la construcción de tu catálogo de productos. En tu proyecto de tienda online, debes indicar todas las categorías de productos que ofrecerás. Además, reflexiona sobre la forma en que esta catalogación impactará en la presentación y distribución de los productos. ¿Puede un mismo producto estar presente en varias categorías? ¿Hay una jerarquía en sus categorías? En ese caso, ¿la categoría principal es representativa de todos los productos de las categorías secundarias? Todas estas preguntas deben responderse con precisión en tu proyecto de tienda online.

La categorización de productos puede desempeñar un papel importante en el posicionamiento SEO de tu sitio web de comercio electrónico. Si deseas crear una arquitectura de silos en tu sitio web, puede ser importante especificar en tu proyecto que estas categorías deben afectar la estructura de las URL de tu sitio web. Este punto es bueno para poner a prueba a tu futuro proveedor de servicios. Pídele que te explique con detalle cómo va a estructurar tu catálogo de productos para optimizar el posicionamiento natural de tu tienda online.

Organizar la búsqueda de productos en tu sitio web

La categorización de productos es el primer paso para organizar tu catálogo de productos, pero no basta para garantizar una buena experiencia de usuario. Tu proveedor debe ser capaz de detallar con precisión cómo tus visitantes podrán acceder al producto que buscan desde su llegada a tu sitio web.

En particular, piensa si sería conveniente o no la presencia de un motor de búsqueda interno, su funcionamiento (autocompletar, sugerencias de productos en venta, memorización de historial, etc.) y las herramientas de búsqueda disponibles para los usuarios en tus catálogos de productos (selección del rango de precios, marca, etc.).

Buscador interno en el sitio web de comercio electrónico de Bauhaus

Detallar la estructura de las fichas de productos

Las descripciones de productos tienen un papel crucial en la tasa de conversión de tu sitio web de comercio electrónico. Su función es convencer a los visitantes de tu tienda online de que el producto presentado corresponde con lo que están buscando. Por tanto, merecen un trabajo importante, tanto en la maquetación como en la estructuración de la información que las compone. La forma de presentar las imágenes, el bloque con garantías de compra, la descripción o las reseñas de los clientes en estas páginas son elementos que deben formar parte de tu proyecto de tienda online. Dado que las hojas de productos también pueden desempeñar un papel central en el rendimiento de SEO de un sitio de comercio electrónico, es importante especificar cómo se integrarán en su estrategia de SEO.

Ficha de producto de Sephora

Proceso de pago

Una experiencia de usuario eficaz en el proceso de checkout se basa en el equilibrio entre: 1) una buena tasa de conversión y 2) recopilar suficiente información para implementar una buena estrategia de relación con el cliente. Trata de no fiar nada al azar y definir unas directrices precisas para que tu tienda online ofrezca una experiencia de compra satisfactoria:

Carrito de compras y embudo de conversión

Un buen sitio web de comercio electrónico «guía» a un usuario que tiene la intención de comprar. Lo lleva con rapidez y sin «fricciones» desde la ficha del producto hasta la página de pago. El proyecto de tienda online que fijes con tu proveedor de servicios debe definir el papel de cada página intermedia en este proceso de conversión. Enumera en este documento todas las acciones que tus futuros clientes deberán realizar para efectuar una compra. Los campos de formulario que deberán completar, el posicionamiento de los botones de validación, los módulos de pago y los elementos de garantía: todos estos elementos desempeñan un papel dentro del embudo de conversión y deben describirse con la mayor precisión posible en tu proyecto de tienda online.

Opciones de compra

En términos de método de pago o método de entrega, los sitios web de comercio electrónico ofrecen cada vez más opciones de compra a sus clientes. Por supuesto, debes anticipar estos aspectos en tu estrategia desde el primer momento. Las opciones de pago dependen principalmente de la plataforma de pagos que utilices en tu sitio web.

Si no estás seguro/a de qué solución elegir, puedes dejarte aconsejar por tu proveedor o enumerar los métodos de pago que te gustaría que estén disponibles en su sitio. Lo mismo ocurre con los métodos de entrega: salvo que ya tengas clara la solución de entrega con la que deseas trabajar, puedes dejar que tu proveedor de servicios te asesore.

Cuenta de cliente

Muchos sitios web de comercio electrónico obligan a los clientes a crear una cuenta personal (con usuario y contraseña) para formalizar una compra. ¿Es buena idea esta obligación? Es un debate bastante abierto y depende bastante del tipo de tienda online. Sin embargo, en tu proyecto necesitarás tomar una postura y tenerla clara desde un principio. ¿Un visitante tiene que crear una cuenta para finalizar su pedido?, ¿qué datos personales debe proporcionar?, ¿cuánto tiempo estimado tardará en introducirlos?, ¿abandonará el proceso de compra porque este proceso es muy largo?, ¿cómo utilizarás estos datos de tus clientes después de su compra? Todas estas preguntas deben tener una respuesta explícita en tu proyecto de tienda online.

El backoffice de un sitio web de comercio electrónico

El backoffice o área de administrador de tu ecommerce será tu herramienta de trabajo. Así que no dejes de concederle la atención que se merece en tu proyecto de tienda online.

Actualización del contenido de tu sitio web

Para garantizarte que mantienes el control sobre el contenido de tu tienda online, la actualización del catálogo de productos es un aspecto central del que tendrás que ocuparte de forma rutinaria. Las modificaciones de precios, etiquetas, cantidades y la incorporación de nuevos productos son operaciones típicas que deberás ser capaz de realizar fácilmente y de forma autónoma. Estas modificaciones también deben poder realizarse en los metadatos, lo que potenciará tu posicionamiento SEO. Por tanto, tu proyecto de tienda online debe prever todas las modificaciones que podrás realizar en solitario de forma sencilla, sin tener que efectuar modificaciones técnicas ni de código.

Además de las modificaciones de tu sitio web, el backoffice también será la principal herramienta para llevar el seguimiento de tu actividad. El control de los pedidos y la actividad de tus clientes debe ser fácil y totalmente accesible. Tu proyecto de tienda online debe contener la lista de KPI (indicadores de rendimientos) que deberás controlar con regularidad. De esta forma, tu proveedor de servicios podrá configurar el sistema técnico que te permitirá llevar el seguimiento de tu actividad correctamente y sin complicaciones.

Interfaz y sincronización con herramientas de terceros

Por muy completo que sea, es obvio que tu backoffice no podrá satisfacer todas tus necesidades. Siempre es necesario que un comerciante electrónico use herramientas externas a su sitio web para gestionar su tienda online. Estas herramientas pueden ser, por ejemplo, herramientas de marketing digital propias de la empresa (como una plataforma de CRM o un ERP) u otras herramientas para vender tus productos en otras plataformas externas además de tu sitio web (por ejemplo, los marketplaces externos como Amarzon o eBay). Por tanto, tu proyecto de tienda online debe prever qué otras herramientas necesitarás en tu día a día y cómo se van a poder integrar con tu sitio web.

Nuestro ejemplo de proyecto de tienda online