Proyecto de página web: las principales claves para redactarlo

Si deseas subcontratar la creación de tu web a una empresa externa —un/a profesional freelance o una agencia web— el primer paso consiste en redactar un proyecto de página web. En función del tipo de sitio web que necesites y de los servicios concretos que solicites a tu proveedor, el proyecto podrá tener un formato distinto. No obstante, hay ciertos principios generales que siempre deberían quedar acordados antes de iniciar la creación del sitio web.

El proyecto web es una guía de inspiración que servirá para planificar todo el trabajo del proveedor web. Debe contener toda la información útil sobre tu organización, tu posicionamiento, tu estrategia de marketing y tus objetivos; así como unas pautas para orientar el diseño web. Al mismo tiempo, tampoco conviene que sea demasiado específico. Debe dejar un margen para que el proveedor desarrolle su creatividad, que forma parte del valor de su trabajo.

A continuación, vamos a ver las diferentes partes de un proyecto de página web y algunos consejos para elaborarlo.

Los elementos clave de un proyecto de página web

El proyecto varía considerablemente en función del resultado que necesites y del tipo de proveedor con el que trabajes. A grandes rasgos, puedes subcontratar el diseño de la identidad corporativa, el desarrollo del sitio web o ambas cosas. También puedes elegir un/a desarrollador/a web freelance o una agencia web.

El proyecto que incluya el diseño de la identificad gráfica será ante todo una fuente de inspiración. Debe describir la impresión general y las sensaciones que deseas trasmitir cuando los usuarios naveguen por tu sitio web. Basándose en eso, el proveedor elegirá los colores, formas, tipografías, etc. que mejor se ajustan.
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Por el contrario, el proyecto que se limita al diseño de una web a partir de una identidad gráfica ya creada será más concreto. Se tratará de una planificación del trabajo que precise tus objetivos, el contenido y el funcionamiento del sitio web.

Para ayudarte a redactar tu proyecto de página web, vamos a compartir una lista de los principales elementos que se suelen incluir en él.

Introducción

• Nombre de la empresa y del sitio web si es diferente
• Plazo para que los proveedores presenten un presupuesto
• Datos de contacto de la persona responsable del proyecto

I. Presentación general del proyecto

A. Empresa

• ¿Cuál es la actividad principal de la empresa y su perfil de clientes?
• ¿Cuáles son los objetivos de la página web que quieres crear?

B. Sitio web

• ¿Cuál será el concepto general de tu sitio web? Tienda online, blog, página web corporativa, etc.
• ¿Qué puntos fuertes y puntos débiles tienen tus productos/servicios?
• ¿Cómo esperas atraer tráfico a tu sitio web?

II. Mercado objetivo

A. Público objetivo

• ¿A quiénes se dirige tu página web?, ¿son potenciales clientes?
• ¿Qué características definen este público objetivo? Edad, sexo, aficiones, inquietudes, nacionalidad, poder adquisitivo, etc.

B. Competencia

• ¿Cuáles son tus competidores principales? ¿Y los secundarios? (será preferible clasificarlos por categoría e indicar su sitio web)
• ¿Cuáles son tus los principales elementos de diferenciación de tu empresa frente a tus competidores?
• De tus competidores, ¿cuáles han desarrollado un estrategia web que te parece interesante? ¿Qué te parece que están haciendo bien?

III. Identidad visual

Esta parte será especialmente útil si deseas subcontratar a tu proveedor el diseño de tu manual de identidad corporativa: logo, colores, estilo, etc.

A. Identidad actual

• ¿Ya has elegido el nombre del sitio web? ¿El nombre de dominio? ¿Un eslogan?
• ¿Tienes un logo? ¿Una paleta de colores y de estilos?

B. Impresión general

• ¿Qué imagen general deseas transmitir? ¿Tendrás un posicionamiento más basado en precios bajos, en calidad, en la combinación de ambos…?
• ¿Qué debe pensar un usuario al llegar a tu sitio web? (En este punto, lo mejor será jerarquizar las ideas como «La web inspira confianza», «La web es agradable», «Es exactamente lo que busco», etc.)
• ¿Qué acciones quieres incentivar en el usuario que llegue a tu sitio web? Es decir, cuando llegue a tu página principal, ¿qué te gustaría que haga?

C. Inspiraciones

• ¿Cuáles son los sitios web comerciales que más te inspiran, únicamente desde un punto de vista estético? ¿Y desde la óptica de la planificación de la información?

IV. Descripción del sitio web

A. Árbol web

Para ofrecer una visión global del proyecto, resulta muy útil incluir un árbol web con las secciones principales, secciones secundarias y funcionalidades, o al menos un boceto. Puedes utilizar varios colores para diferenciar, por ejemplo, las páginas simples de los «módulos», que son grupos de páginas web que hay que planificar por separado (por ejemplo, en una tienda online, los productos de una determinada categoría).

B. Esquema de las principales páginas web

Para cada «modelo» de página web, puede resultar útil facilitar un esquema funcional o wireframe, que presenta la estructura de la página web con la ubicación de los diferentes tipos de contenido.

 

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C. Principales funcionalidades

Para cada «módulo» o funcionalidad específica, debes tratar de describir el funcionamiento general, poniéndose siempre en la piel del usuario.

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V. Ámbito general del proyecto

A. Servicios incluidos en el proyecto

• ¿Qué servicios específicos incluye la prestación que buscas? Desarrollo del sitio web, de la identidad corporativa, generación de tráfico, plan de marketing digital, etc. También es posible que no lo tengas del todo claro y necesites asesoramiento para definir el alcance del proyecto y sus fases.
• ¿Qué objetivos buscas en cada uno de los aspectos anteriores?

B. Organización

• ¿Cuáles son las fases y los plazos previstos para el proyecto?
• ¿Tienes preferencias particulares en la forma de llevar a cabo la comunicación con el proveedor y el seguimiento del proyecto?
• ¿Qué contenidos le facilitarás y en qué etapa? Imágenes, textos, vídeos, etc.

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Otras claves para redactar un buen proyecto web

Pliego de especificaciones y proyecto web

En el ámbito de la planificación de páginas web, a menudo se usan los dos términos de forma intercambiable para referirse al mismo tipo de documento. Aunque es cierto que guardan bastantes similitudes, hay alguna diferencia entre ellos. El término «proyecto» o «briefing» se usa a menudo para referirse a los documentos creativos para una agencia de comunicación, mientras que el pliego de especificaciones o condiciones se usa en los proyectos informáticos e incluye indicaciones, tareas y pasos más concretos para los responsables del proyecto.

En general, el término «pliego de condiciones» se usa más a menudo en un proyecto digital de envergadura donde el cliente planifica con detalle las funcionalidades que debe tener su sitio web (sobre todo cuando salen a concurso público, aunque no solo en esos casos). Cuando se trata de un sitio web sencillo, lo más frecuente es hablar de un proyecto o de un «briefing».

Por tanto, si alguna conclusión podemos extraer es que no hay una norma concreta para diferenciar un pliego de condiciones de un proyecto de página web. El proyecto o «briefing» es el documento de planificación más flexible para amoldarse a cada proyecto y al mensaje que es importante comunicar a los proveedores.

Formato y tamaño del proyecto web

No hay un formato ni un tamaño ideal para el proyecto, todo depende del contexto. Como regla general, el proyecto de una página web oscila entre 3-5 páginas para un sitio web vitrina y entre 8-10 páginas para un sitio web de comercio electrónico. El pliego de condiciones de un sitio web más complejo, con requisitos específicos para un área de cliente y una zona privada para editarlo, puede ocupar varias decenas de páginas. Respecto al formato, el proyecto suele elaborarse con Word y enviarse en formato PDF.

Mejor si participan varias personas

Naturalmente, es posible redactar un proyecto en solitario, no hace falta ser un experto para hacerlo. Sin embargo, se trata de un documento muy importante, el proyecto define «el ADN» con el que después se creará tu página web. Un punto de vista externo del proyecto puede darte ideas, resolver dudas o eliminar posibles incoherencias, lo que te ayudará a avanzar.
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Para hacer partícipe al conjunto de la empresa en el proyecto web, puedes invitar a participar a los responsables de los departamentos o incluso a todos los empleados si no son muchos. La participación de terceras personas puede realizarse de distintas formas: invitándolas a revisar el proyecto, con una lluvia de ideas centrada en aspectos concretos, un cuestionario para determinadas personas, etc.

El proyecto web es un documento jurídico

Al igual que el pliego de especificaciones, el proyecto web es un documento con valor jurídico. En caso de conflicto con el proveedor, estarás más protegido/a si el proyecto especificaba con claridad tus objetivos en todos los ámbitos y las tareas planificadas para alcanzarlos. Los desencuentros suelen ser más frecuentes cuando los documentos escritos que se adjuntan al contrato o al presupuesto inicial son ambiguos o superficiales.

Evidentemente, tampoco se trata de pasarse horas elaborando una planificación minuciosa de decenas de páginas. Lo importante es dejar constancia por escrito del ámbito y los objetivos de la misión. Con un proyecto web mínimamente claro, será más sencillo dirigirte a los proveedores y pedirles un presupuesto. Aun así, nadie está libre de imprevistos, y menos aún cuando se crea un sitio web, pero será será más fácil dilucidarlos si los límites del proyecto de página web están definidos desde el principio.