No siempre es fácil elegir el software de gestión de proyectos que mejor se adapta a tus necesidades. En primer lugar porque hay montones en el mercado, pero sobre todo porque todas las herramientas parecen iguales a primera vista. Debes tomarte el tiempo para probar algunos programas y experimentar con ellos para tener una idea clara de lo que ofrecen. Para ayudarte, hemos hecho este trabajo por ti.
Nos sumergimos de pleno en el pujante mercado de herramientas informáticas de organización del trabajo. Las hemos probado y hemos seleccionado 10. La mayoría son muy asequibles, como verás, algunas incluso ofrecen una versión gratuita que puede bastar para lo que buscas. Estos software te permiten llevar el seguimiento del progreso de tus proyectos y facilitan el trabajo en equipo. Como veremos, algunos son más avanzados que otros.
Para elegir tu software de gestión de proyectos, lo más importante es tener una visión clara de tus necesidades y los criterios de selección correctos. Vamos a explicarte todo esto. Esperamos que te resulte útil.
Los 5 mejores software de gestión de proyectos
| Herramientas | Presentación | Precio |
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Monday Projects es una herramienta completa para gestionar y visualizar el progreso de todos los proyectos de tu pyme. |
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Zoho projects para seguir en tiempo real el progreso de cada tarea gracias a automatizaciones eficientes. |
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Trello, un programa muy visual ideal para la gestión de proyectos sencillos y lineales (pendiente – en proceso – hecho). |
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Basecamp es una plataforma para grandes empresas que buscan una herramienta de planificación ultra completa. |
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Wrike está diseñado para equipos multidisciplinares con proyectos complejos en los que se necesita centralizar información. |
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5 criterios para elegir una herramienta de gestión de proyectos
Tu herramienta de planificación debe satisfacer tus necesidades e integrarse fácilmente con tus hábitos de trabajo. Su facilidad de uso, su alcance funcional, su precio, sus integraciones con sus otras herramientas y el servicio de atención al cliente son criterios que debes evaluar para tomar la decisión correcta.
Facilidad de uso
Encontrar la herramienta que cumpla con tus expectativas funcionales es importante, ¡pero que la sepan utilizar todos tus empleados y colaboradores con facilidad lo es aún más! Para ello, debes elegir una herramienta relativamente fácil de usar, poniéndote en la piel de tus colaboradores y teniendo en cuenta sus habilidades.
Una de las prioridades de los software de gestión de proyectos es ofrecer interfaces fáciles de usar. Podemos decir que lo consiguen casi siempre, pero los programas más completos y/o menos visuales pueden entrañar cierta dificultad y requerir un mayor tiempo de adaptación. Por ejemplo, si comparamos Notion y Trello, no tardamos en darnos cuenta de que, con su gran profundidad funcional y su interfaz menos visual, Notion tiene una curva de aprendizaje más grande que Trello para sacarle todo su partido.
Descubre nuestra opinión sobre Notion en detalle, con un análisis de sus funcionalidades y tarifas, y nuestra selección de plantillas para usar esta plataforma.
Alcance funcional
Varía de forma considerable entre una herramienta de gestión de proyectos y otra. Algunas plataformas ofrecen funciones avanzadas para administrar proyectos complejos y diferentes niveles de acceso. Las opciones colaborativas también pueden ser más o menos numerosas según la herramienta elegida. Algunos software como Notion, Basecamp o Monday no se limitan únicamente a la gestión de proyectos. Centralizan toda la información y los documentos esenciales para una colaboración eficaz. En cambio, otros recursos, como Trello, son más adecuados para gestionar proyectos sencillos.
Estas plataformas en general se limitan a listar y automatizar las tareas de tus equipos, pero no tienen un espacio dedicado a centralizar y almacenar la información clave con la que se trabaja.
Integraciones
Se trata de un aspecto clave. Tu solución de gestión está diseñada para interconectarse con las otras herramientas que utilizas cuando llevas a cabo tus distintos proyectos. Por tanto, se recomienda priorizar una software que ofrezca integraciones nativas con tus otras plataformas de trabajo habituales.
Por ejemplo, es posible que necesites conectar tu herramienta de gestión de proyectos con tu plataforma de videoconferencias, tu herramienta de listas de tareas pendientes, tu paquete ofimático, tu calendario, tu correo electrónico, tu intranet, tus herramientas de almacenamiento en la nube (Google Drive, OneDrive, etc.), etc.
Precio
Obviamente, el precio es un factor determinante. En primer lugar, si tienes necesidades relativamente simples, puede consultar las plataformas con ofertas gratuitas como Trello, Wrike o Todoist, entre otras. Por lo general, satisfacen las necesidades sencillas de equipos pequeños y profesionales autónomos.
La mayoría de los software de gestión de proyectos se basan en suscripciones mensuales, cuyo coste suele depender del alcance funcional y la cantidad de usuarios:
- Herramientas gratuitas o por menos de 10$ por usuario al mes: Son planes básicos, para la planificación sencilla, con un número relativamente pequeño de miembros del equipo. En general, son adecuadas para pymes sin necesidades especiales en sus proyectos.
- Entre 10$ y 20$ por usuario al mes: Son soluciones con funcionalidades avanzadas, que facilitan un trabajo en equipo eficaz, incluso para gestionar tareas complejas. Suelen estar destinados a pymes que necesitan una solución avanzadas para gestionar sus proyectos y el trabajo colaborativo al mismo tiempo.
- Más de 20$ por usuario al mes: Estas plataformas suelen estar destinadas a grandes empresas y tienen herramientas con una gama de funcionalidades bastante avanzada, incluyendo múltiples niveles de derechos de acceso y generación de informes más elaborados.
Las tarifas ofrecidas se indican generalmente sin impuestos y suelen ofrecer un descuento de un 20% aproximadamente con un pago anual.
Servicio técnico
La atención al cliente es un un aspecto que debes tener en cuenta. Te permite obtener ayuda al usar su herramienta de gestión de proyectos. Si no hablas inglés, verifica que ofrezcan servicio de atención al cliente en español (algunos software limitan su atención al cliente al inglés).
Algunos editores brindan acceso directo al soporte técnico (por correo electrónico, chat o teléfono) solo para abonados a los planes de pago, o incluso para los abonados premium. Sin embargo, la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos tienen un centro de ayuda en línea (en español o inglés), con una base de conocimientos, preguntas frecuentes, tutoriales, una plataforma de ayuda comunitaria, etc. La ayuda en línea suele ser muy completa y te permite resolver muchas situaciones delicadas que te puedes encontrar al usar tu herramienta.
#1 Monday Projects, el número uno en gestión de proyectos
Monday sincroniza toda la información que intercambian tus equipos en un solo punto. Esto permite a los miembros del equipo tomar decisiones importantes, en cualquier momento. Este intercambio de información les permite estar informados en tiempo real de cualquier cambio en la planificación y de cualquier nuevo documento o nueva información disponible.
Monday es una solución flexible y completa, que se adapta a todos los perfiles de empresas, para proyectos sencillos o complejos. Sus numerosas plantillas de visualización y sus numerosas integraciones le permiten integrarse rápidamente en tu entorno de trabajo.
- Interfaz agradable y flexible
- Función de seguimiento temporal integrada
- Numerosas integraciones
- Aprendizaje rápido
- Poco adaptado para medianas y grandes empresas
- No se puede enviar notificaciones a los miembros del equipo en los comentarios
Descubre Monday
Para gestionar tareas simples o complejas, dentro de un equipo de trabajo relativamente pequeño, Monday es nuestra herramienta preferida.
#2 Zoho Project, el software de gestión de proyectos económico y modular
Zoho Project te permite automatizar todas las etapas de tus distintos proyectos y establecer objetivos precisos, con plazos y presupuestos predefinidos. Sus funcionalidades muy personalizables, sus numerosas integraciones y su paquete de herramientas complementarias garantizan que se adapta perfectamente a tu entorno de trabajo.
Por ejemplo, puedes simplificar la planificación de proyectos y la colaboración con los miembros de tu equipo con la funcionalidad de seguimiento de hitos. Este programa también viene con características y funcionalidades que te permiten realizar un seguimiento del progreso y los cambios realizados en el proyecto y las tareas con un diagrama de Gantt.
- Numerosas integraciones
- Alto nivel de personalización
- Buena relación calidad-precio
- Atención al cliente solo en inglés
- Ergonomía demasiado básica
Descubre Zoho Project Automatiza todas tus tareas para sacar adelante todo tu trabajo, respetando los plazos de entrega y presupuestos marcados.
#3 Trello, el software de gestión de proyectos intuitivo y flexible
La interfaz de Trello se basa en el principio de un tablero Kanban, con fichas detalladas a las que puedes agregar archivos adjuntos. También puedes comunicarte con tus colaboradores gracias al espacio de comentarios que tienen todas las fichas.
Cada ficha se puede desplazar de una columna a otra para seguir fácilmente el progreso de sus proyectos. También se pueden personalizar añadiendo checklist, plazos, entregas, etiquetas, etc. Los diferentes plugins que puedes añadir a Trello facilitan una integración perfecta con muchas otros recursos de trabajo (calendarios, buzones de correo, herramientas de comunicación interna, herramientas de RRHH, etc.).
- Fácil de usar
- Numerosas integraciones y automatización
- Numerosas opciones de personalización
- Plan gratuito eficaz
- Np hay módulo de gestión de recursos.
- Tamaño de archivos adjunto de fichas limitado
Descubre Trello
Con Trello, automatizas tus tareas y procesos de producción, mientras mantienes una visión general del progreso de tu trabajo.
#4 Basecamp, para organizar la planificación a gran escala
Basecamp es uno de los software de gestión de proyectos que ofrece un servicio fiable con una configuración sencilla y una curva de aprendizaje corta. Este software permite a los usuarios organizarse, delegar tareas y controlar el progreso en tiempo real.
Esta plataforma es interesante sobre todo por su sistema de precios en el que no se cobra a las empresa por cada usuario y todos los clientes tienen acceso a las mismas funcionalidades.
- Numerosas integraciones
- Se aprende rápido
- Un único plan tarifario
- Interfaz y servicio técnico en inglés
- Algunas funciones son difíciles de manejar
Descubre Basecamp
Elige precios simples y una herramienta integral de gestión de proyectos eligiendo Basecamp.
#5 Wrike, para gestionar los proyectos más avanzados
La flexibilidad que ofrece Wrike permite que los grupos multifuncionales colaboren y trabajen de manera eficiente desde un solo lugar. El software te permite planificar, priorizar, discutir y realizar un seguimiento del trabajo y el progreso en tiempo real, todo con solo unos pocos clics.
También cabe destacar su rendimiento en términos de seguridad y almacenamiento de información y documentos. Wrike permite a las grandes empresas compartir toda la información útil para diferentes equipos con total serenidad, gracias en particular a grados bien definidos de derechos de acceso.
- Gran variedad de funcionalidades
- Interfaz personalizable
- Seguridad de los datos y administración de los derechos de acceso
- Tarifas elevadas
- Difícil de manejar
Descubre Wrike
Wrike es un potente software que ayuda a organizar el trabajo de diferentes equipos dentro de una empresa de gran tamaño.
#6 Asana, para una gestión de proyectos eficaz
Asana es un software de gestión de proyectos que promueve el trabajo en equipo. Te permite estructurar el trabajo de tus colaboradores gracias, en particular, a la configuración de los plazos y a las tareas asignadas en exclusiva a cada uno de tus equipos. Las tareas se pueden detallar, con el fin de centralizar toda la información necesaria en todas las etapas de trabajo.
Puedes usar Asana para llevar un seguimiento del desarrollo de tus nuevos productos desde la concepción hasta la fabricación, para realizar un seguimiento de tus campañas de marketing, tus proyectos web, el proceso de ventas o tu proceso de contratación. La función de línea temporal te permite visualizar el progreso de cada tarea y compararlo con los plazos que se estipularon inicialmente.
- Ergonomía agradable
- Numerosas funcionalidades
- Numerosas integraciones
- Difícil de manejar
- Algunas integraciones son de pago
Descubre Asana M
antén el control sobre tu cronograma y tus procesos de producción con Asana.
#7 Microsoft Project, el software de gestión de proyectos para los usuarios de Microsoft
Microsoft Project es una solución flexible para planificar el trabajo. Con las características de planificación integradas, te ayuda a organizar y realizar un seguimiento de tus proyectos, incluyendo las tareas diarias. Esta herramienta se puede usar en línea a través de Office 365 con la edición Project Online Professional.
Con la herramienta de organización de Microsoft, puedes cumplir con las entregas importantes al definir los plazos. También eliges los recursos adecuados y fomentas la responsabilidad entre los miembros de tus equipos asignándoles diferentes tareas.
- Integración sencilla con otros recursos de Microsoft
- Buena relación calidad-precio
- Integraciones limitadas con programas no desarrollados por Microsoft
- No ofrece versión gratuita
Descubre Microsoft Project
Microsoft Project ofrece a las empresas una forma potente y optimizada visualmente para administrar de manera eficiente una amplia variedad de procesos y programas.
#8 Liquid Planner, la herramienta de gestión de proyectos más completa
Liquid Planner es una solución que ofrece todas las características básicas y avanzadas para planificar el trabajo más complejo. Gracias a su capacidad para coordinar entregas complejas, podemos decir que Liquid Planner es un programa especialmente adecuado para las grandes empresas.
Liquid Planner se integra a la perfección con las plataformas en la nube. También puedes conectar Liquid Planner con tus herramientas de trabajo habituales gracias a Zappier. También te permite editar informes fiables, para conocer tus procesos y su avance, así como identificar sus fortalezas y debilidades.
- Conexiones con otras plataformas de trabajo gracias a Zappier
- Herramienta muy completa
- Informes precisos
- Tarifas elevadas
- Configuración compleja
Descubre Liquid Planner
Si debes gestionar proyectos complejos, Liquid Planner es el software más completo que puedes encontrar.
#9 Todoist, el software de gestión de proyectos integrado en tu email
Todoist permite una buena comunicación interna y el cumplimiento de las entregas. Todoist ofrece listas de tareas personalizables para comenzar rápidamente tus procesos de trabajo. Puedes asignar a cada uno de tus colaboradores tareas específicas, con plazos definidos. Las tareas están ordenadas por nivel de prioridad, para que nadie se pierda nada.
Todoist se puede usar desde la mayoría de los navegadores web instalando una extensión, o a través de sus dispositivos móviles instalando la aplicación. Las numerosas integraciones con tus recursos de trabajo, por ejemplo con tu correo electrónico, te permiten usar Todoist fácilmente, siempre que lo necesites.
- Tarifas asequibles
- Fácil de usar
- Clasificación de tareas por nivel de prioridad
- Plan gratuito muy limitado
- Falta de automatización de tareas
Descubre Todoist
Todoist es la herramienta de organización de equipos que puedes utilizar fácilmente desde cualquier lugar gracias a sus aplicaciones y extensiones.
#10 Holded, un programa de gestión empresarial que integra la facturación y las ventas
Holded es una solución desarrollada en España y permite organizar el trabajo de una forma clara con diagramas de Gantt que muestra cuánto tiempo se dedica a cada tarea. También ofrece vistas en formato Kanban, que permiten clasificar las tareas según la etapa en la que se encuentren (pendientes, en proceso, completadas) y asignarles prioridades.
Esta plataforma se integra con sus servicios adicionales como facturación, una central de compras para empresas de comercio electrónico, CRM, etc. Sin embargo, es más difícil integrarla con herramientas externas. Las plantillas de Holded están orientadas a sectores específicos como ecommerce, agencias, startups, etc.
- Fácil de utilizar
- Integra la facturación en la plataforma
- Servicio íntegro en español
- Las integraciones con plataformas externas son limitadas
- La única versión gratuita que ofrece es para autónomos y es muy limitada
Holded es un software de gestión empresarial eficaz para planificar tareas e integrar presupuestos y facturación.
Preguntas frecuentes sobre gestión de proyectos
¿Qué es un software de gestión de proyectos?
Un software de gestión de proyectos es un programa informático que facilita la organización del trabajo individual o en equipo con el fin de alcanzar los distintos objetivos de un proyecto empresarial. Por lo general, estas herramientas se basan en la automatización de sus tareas y la administración del tiempo de trabajo para cumplir con los plazos y entregas predefinidos.
¿Para qué sirven estas herramientas?
Las empresas utilizan los software de gestión de proyectos para organizar sus diversos procesos de trabajo. Estas soluciones te permiten planificar cada tarea y controlar paso a paso la progresión de las tareas de tu equipo. También facilitan la administración de tus recursos y presupuestos, para optimizar el tiempo dedicado a cada etapa.
¿Cuánto cuesta un software de gestión de proyectos?
Algunas plataformas ofrecen versiones totalmente gratuitas. Satisfacen las necesidades esenciales de una organización relativamente sencilla. Si necesitas opciones avanzadas para administrar procesos complejos, el precio puede ascender a más de 20$ al mes y por usuario.
¿Cuáles son las 3 mejores herramientas de gestión de proyectos?
Monday es la plataforma más popular y por una buena razón: también es una de las más completas. Después viene Zoho con sus amplias posibilidades de integración y su variedad de herramientas profesionales complementarias que armonizan tu entorno de trabajo. Finalmente, Trello es una herramienta valorada por su flexibilidad y su satisfactorio plan gratuito.
Y para mi empresa, ¿cuál es la mejor solución?
Como en todo, ¡el mejor recurso será el que cubra tus necesidades funcionales y se ajuste a tu presupuesto! Pero si tuviéramos que recomendar una buena plataforma, sería Monday o Notion, ya que cubren una gran cantidad de necesidades. Si tus proyectos son simples, Trello te servirá.
¿Qué métodos de gestión de proyectos existen?
Para la administración de tu trabajo, tienes a tu disposición diferentes métodos: métodos tradicionales, método PMI/PMBOK, métodos ágiles como el método Scrum, métodos adaptativos y métodos comerciales.
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